【文書共有の最強手段】wordがないからPDFで送って！
yyo440
メールで送ったWord文書が、たまたま受け取ったパソコンで見ることができない！
こういうパターンもありますよね
これは受け取った側のパソコンに、Wordソフトがインストールされていなかった場合
Wordのファイルは、Wordソフトを立ち上げて
そこでファイルを開いてみることができるのです
裏ワザ的に
互換ソフトで開くとか
オンラインサービスで開くことができる場合がありますが
基本的にはword文書はWordでしか見ることは難しいです
そんな時にはPDFファイルを使う方法があります
PDFって何？ 簡単につくれるの？
PDFは、正式には Portable Document Formatというファイルで、Adobe Systems社が開発したファイル形式です
文書、画像、表などを含むレイアウトをそのまま保存でき、デバイスやOSに左右されずに表示・印刷することができます
開いてみるソフトは、アクロバットリーダーというソフトなんですが、
これはインターネット上から無料でダウンロードできます
PDFファイルの主な特徴は以下の通りです
PDF文書の特徴
- レイアウトをくずさないで保存できる
PDFファイルは、作成した文書のレイアウトを固定して保存することができる
そのため、どんなデバイスやOSで開いても、作成者意図通りのレイアウトで表示・印刷することができます
- プラットフォーム非依存
PDFファイルは、Windows、Mac、Linuxなど、様々なプラットフォームで開くことができます
そのため、異なるOSを使用する人同士でも、レイアウトが崩れることなく文書を共有することができます
- セキュリティ
PDFファイルには、パスワード設定や暗号化などのセキュリティ機能が備わっています
そのため、大切な文書を安全に共有することができます
- 軽量化
PDFファイルは、圧縮されて保存することができます
そのため、元の文書よりもファイルサイズが小さくなり、ダウンロードや共有が容易になります
- 検索機能
PDFファイルには、キーワード検索などの検索機能が備わっています
そのため、文書の中から必要な情報を見つけ出すことができます
作るためにはソフトが必要なの？
PDF文書を作る方法はいろいろあります
＜方法その1＞
Windowsに備わっている機能でできます
word文書を＜印刷＞ →＜Microsoft Print to PDF＞ →＜印刷＞ で作成
Wordのページから
＜ホーム＞＜ファイル＞ →＜エクスポート＞ →＜PDF/XPSの作成＞で作成
＜方法その2＞
無料のPDF作成ソフトがインターネット上からダウンロードできます
一般的なので
cubePDFというソフトがあります
作成したソフト（WordやExcelなど）から
＜印刷＞ →＜cubePDF＞ でPDF文書を作成
PDF文書のメリット/デメリット
＜メリット＞
- レイアウトが固定され、くずれない
- プラットフォーム非依存 無料
- セキュリティが高い
- 軽量化できる ファイルサイズを小さくする
- 検索機能がある
＜デメリット（難点）＞
- 編集が難しい（一部の場合）編集するにはAcrobatソフトが必要（有料版）
- ファイルサイズが大きくなる場合がある
まとめ
PDFファイルは、レイアウトの固定、プラットフォーム非依存、セキュリティなどの特徴を持つファイル形式です
様々な用途で使用されており、ビジネスシーンでも広く利用されています
グループのなかで、文書を共有するような場合に、PDFファイルで見る方法はいいかと思います
PDFのいい面を活用してみてはいかがですか？
